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合同管理制度
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合同签订、履行、变更和解除制度
时间:2018-04-17
  

一、合同签订管理

1、合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查,并收集整理相关资料,以备合同评审机构进行评审。

2、订立合同的主体,必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织。公司内各单位的业务部门不得以本部门的名义或擅自以公司其他单位、部门的名义对外签订合同。严禁其他公司或个人所办各类企业以本公司及下属单位的名义对外签订合同。

3、公司对外签订合同,应由其法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签订合同。

4、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年,以备核查。

5、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿、择优签约”的原则。

6、除及时清结者外,合同应当采用书面形式,合同文本国家或省已经发布示范文本的,应当采用合同示范文本。采用合同示范文本时,可以根据所订合同的具体情况依法作出补充约定。合同文本没有示范文本的,可使用公司自行制定或指定的文本,在文本中不得含有对合同对方当事人不公平、不合理的合同格式条款。

7、公司及所属各单位的合同都应按统一规则编号。

8、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。

9、订立合同,必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。

10、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。

对方当事人提供的保证人,必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。

11、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地仲裁机构或法院。

12、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。合同文本上必须注明合同双方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等信息。

13、签订合同,应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。

14、订立依法应当办理批准、登记、鉴证、公证等特别程序的合同时,应当依法办理特别手续。

15、合同文本及复印件由合同信用管理机构、财务部、具体业务部门等部门分存,其中原件由合同信用管理机构留存。

16、任何人对外签订合同,都必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩。

二、合同履约管理

1、法定代表人全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。新任法定代表人应当继续履行前任法定代表人依法订立的合同。

2、合同订立后,应及时、准确地将合同传递到生产、经营、财务等有关单位,以便衔接生产、运输、结算等环节,形成履行合同的保障体系。

3、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可现场考核合同标的情况和对方当事人的履约能力。

4、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合合同约定标准的标的物应在法定期限内及时提出书面异议。

5、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。

6、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。妥善保存与履约有关的收付凭证,做好履约记录。收到对方通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时,应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时,必须使用挂号信函,并保存邮局收据、回执备案。

7、合同信用管理机构、财务部、具体业务部门应及时掌握合同履行情况,发现问题及时汇报或处理。合同信用管理机构应根据合同编号及时建立合同台账。

8、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

三、合同的变更和解除

1、变更、解除合同,必须符合《中华人民共和国合同法》规定。

2、合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报合同信用管理机构审核,批准后,尽快与对方签订变更或解除协议。

3、变更、解除合同,最好采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、传真等)。对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

4、合同变更、解除后应及时将变更、解除的内容通知公司有关部门。经过鉴证或登记的合同变更、解除后,应及时将变更、解除合同的有关资料送原鉴证或登记部门备案或变更登记。

5、遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。

6、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向合同信用管理机构报告。

7、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

8、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

9、合同变更、解除的文书(包括当事人双方的信件、函电、传真等)均是合同的组成部分,合同承办人应妥善保管并将其交给合同信用管理员一并随合同归档。合同变更后,合同编号不予改变。


合同管理
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